SPOOL MASTER è un software a struttura modulare composto da un motore principale per la gestione del layout grafico e la stampa dei documenti prodotti sui sistemi IBM i AS400 (Graphics) e da altri moduli indipendenti che estendono le funzionalità del prodotto.

La flessibilità della sua architettura permette di attivare solo le funzioni di cui si ha realmente bisogno, dando però la possibilità di ampliare la configurazione del prodotto in momenti successivi per adeguare SPOOL MASTER alle nuove necessità.

Il modulo Pdf-Tiff, utilizzabile come componente a sé stante, costituisce il prerequisito per l'uso di altri moduli di SPOOL MASTER che consentono l'invio dei documenti elettronici per Email e Fax (Mail e Fax), la generazione di file di dati strutturati (Extract) e l'alimentazione di software di GED (Gestione Elettronica Documentale) di terze parti (Index).

Panoramica delle funzionalità

Il modulo Pdf-Tiff supporta la conversione nei formati:

• PDF - Portable Document Format (monocromatico e a colori)
• TIFF - Tagged Image File Format
• TXT - file di testo ASCII
• RTF - Rich Text Format (senza grafica) e DOC - MS Word (senza grafica).

Possono essere prodotte una o più copie elettroniche dello stesso documento, ciascuna delle quali con una propria denominazione e un proprio specifico percorso di archiviazione.

Sia la denominazione dei file sia il percorso di archiviazione possono essere composti in modo dinamico e totalmente parametrico, utilizzando porzioni di testo estratte dalla stampa e alcuni attributi dello spool (Utente, Dati Utente, Tipo Modulo, Data, Ora, etc.).

Il modulo consente pertanto di assegnare ai documenti PC nomi "significativi" (ad esempio, Fattura 12345 del 31-12-2007_ROSSI SPA.PDF) e di produrli all'interno di una struttura di cartelle altrettanto significativa, generata automaticamente da SPOOL MASTER (ad esempio, SOCIETA1/FATTURE/ANNO 20xx/01, ovvero il codice della società, che ha emesso il documento, il tipo, l'anno e il mese di competenza).

Le caratteristiche di ciascun documento elettronico possono essere definite dettagliatamente in base al formato nel quale deve essere convertito lo spool di stampa.

I file PDF supportano ad esempio le seguenti impostazioni:

• Formato e Versione (PDF Raster Monocromatico Versione 1.3, PDF Vettoriale Monocromatico o a Colori Versione 1.3, 1.4 e PDF/A 1-b)
• Risoluzione
• Trattamento del testo nei PDF Raster (raster, raster con testo ricercabile, testo nei 12 font di Adobe Acrobat, testo in Fonts True Type)
• Miniature ("Thumbnails")
• Proprietà (Titolo, Soggetto, Autore, Creato da, 5 Keywords)
• Opzioni di Protezione (Password Proprietario e Utente, protezione Stampa/Modifica/Copia Porzioni/Aggiunta Note)

Tutti i file prodotti possono essere compressi in formato ZIP, in modo da contenere l'occupazione dei dischi nei vostri server PC; i documenti contenuti nei file compressi possono inoltre essere protetti tramite l'impostazione di una password di apertura.

Oltre a consentire la produzione di documenti elettronici specificamente mirati a determinati tipi di stampa, il modulo Pdf-Tiff include anche funzioni di generazione massiva e indifferenziata che permettono di ottenere in modo completamente automatico file PDF, TIFF, TXT, DOC e RTF a partire da qualsiasi spool, anche se non preventivamente definito nelle anagrafiche di SPOOL MASTER.

Graphics è il modulo principale di SPOOL MASTER che trasforma gli spool di stampa dei sistemi IBM i AS400 in documenti grafici formattati con loghi, fincature, font, immagini.

Grazie al modulo Graphics è possible:

• arricchire le stampe AS400 con loghi, fincati e immagini
• modificare il font dell'intera stampa o di parti di essa
• aggiungere codici a barre lineari (ad esempio EAN13, Codice 3 di 9, Codice 128, UPC ecc.) e bidimensionali (QR Code, PDF417, Datamatrix)
• reimpaginare il testo
• riformattare il testo
• controllare ogni aspetto dell'output cartaceo (stampa in fronte/retro, reindirizzamento di ciascuna copia su specifiche code di stampa, selezione dei cassetti di entrata e uscita della carta, fascicolazione, pinzatura, bucatura, ecc.)

Le stampe grafiche possono essere inviate a qualsiasi stampante laser che supporti il linguaggio PCL5 (o, tramite l'apposito componente opzionale SM Interpreter , anche a stampanti NON PCL5).

Inoltre possono essere convertite in documenti elettronici per mezzo del modulo Pdf-Tiff.

Aggiunta di elementi grafici: gli overlay

Gli Overlay sono le componenti grafiche - come ad esempio loghi, fincati, immagini ecc. - che SPOOL MASTER può inserire nelle stampe IBM i AS400.

Vengono generati in ambiente MS Windows utilizzando un qualunque software di disegno o scrittura (Corel DRAW, Inkscape, MS Word, MS Excel, OpenOffice Writer, OpenOffice Draw ecc) e quindi importate su piattaforma IBM i AS400. Da quel momento in poi, la produzione delle stampe viene gestita nativamente sul sistema IBM i AS400 ed è completamente svincolata dall'ambiente PC nel quale è stata prodotta la grafica.

Comportandosi come lucidi di tipografia o disegni a più livelli, gli Overlay possono essere sovrapposti e combinati fra loro allo scopo di ottimizzare la manutenzione delle grafiche originali e di garantire l'uniformità e la coerenza dell'output.

Grazie a questa caratteristica è ad esempio possibile:

• applicare la medesima intestazione (logo e dati societari) a più stampe, utilizzandola da sola o sovrapposta ad altre parti grafiche; se l'intestazione deve essere modificata, è sufficiente un'unica operazione di manutenzione per aggiornare simultaneamente tutte le stampe coinvolte
• gestire con facilità i contesti multisocietari, creando per ciascun tipo di documento un fincato "neutro" e isolando le parti variabili (logo, dati societari e simili) per manutenerle e gestirle separatamente
• diversificare la grafica delle pagine all'interno dello stesso documento, sovrapponendo gli overlay secondo diverse combinazioni in modo da adattare il layout grafico al contenuto variabile dello spool di stampa

Ottimizzazione della stampa: la rimpaginazione

La rimpaginazione (o Ristrutturazione del Dettaglio) permette di ricostruire dinamicamente lo spool di stampa redistribuendo le informazioni di dettaglio - cioé le informazioni che appaiono tra la testata e il piede del documento, come ad esempio, le righe articolo di una fattura, i movimenti di un estratto conto e simili - secondo logiche diverse da quelle della stampa originale.

Con questa funzione è possibile:

• segmentare in base a delle chiavi di rottura i documenti contenuti in un'unico spool di stampa
• aumentare o diminuire il numero delle righe di dettaglio da stampare su ciascuna pagina, e per conseguenza ridurre o incrementare il totale delle pagine stampate
• differenziare il numero di righe di dettaglio a seconda della tipologia di pagina (sulla prima pagina, sull'ultima e su quelle intermedie) per ottimizzare l'output finale.
  Questo caratterisca permette ad esempio di scrivere le righe di dettaglio anche nel piede delle diverse pagine, tranne che sull'ultima facciata dove verranno invece stampati i totali riepilogativi del documento.
• eliminare righe superflue dalla stampa
• inserire nuove righe all'interno di quelle originali
• eliminare intere pagine
• suddividere le righe di dettaglio in sezioni logiche, per consentirne il trattamento in forma tabellare (con gestione delle intestazioni della tabella) e facilitare l'applicazione delle operazioni di rimappatura

Formattazione del testo: la rimappatura

Le funzioni di rimappatura consentono di operare su specifiche porzioni di stampa (un singolo carattere, una stringa, una o più righe, una o più colonne, ecc.) al fine di riposizionare, eliminare, duplicare, integrare e formattare il testo dello spool.

I passi di rimappatura permettono ad esempio di:

• spostare, copiare e cancellare aree di testo
• inserire diciture costanti o variabili
• numerare le pagine, anche nel formato "pagina n di t"
• applicare font fissi e proporzionali
• codificare stringhe di testo sotto forma di barcode lineari (ad esempio EAN13, Codice 3 di 9, Codice 128, UPC ecc.) o bidimensionali (QR Code, PDF417 e Datamatrix)
• disegnare riquadri e linee orizzontali e verticali, fissi e variabili
• inserire singole immagini

Dal momento che l'esecuzione di ogni singola operazione può essere condizionata in base al numero di copia e ad altri elementi desunti dal contenuto dello spool, da suoi attributi o da fonti esterne, si possono produrre contemporaneamente differenti "versioni" dello stesso documento gestendo per esempio le seguenti situazioni:

• inserimento di diciture e intestazioni in lingua sulle fatture destinate a clienti esteri
• eliminazione degli importi della merce dalla copia dei documenti di trasporto riservata al vettore
• rimozione dei valori provvigionali dalla fattura, ad eccezione della copia destinata all'agente

Il modulo Mail è in grado di generare messaggi di posta elettronica e di allegare i documenti prodotti dal modulo Pdf-Tiff: è quindi possibile trasmettere le proprie stampe AS 400 del ciclo attivo e passivo tramite Email anziché per posta convenzionale, velocizzandone l'invio e risparmiando sui costi di spedizione diretti e indiretti (smistamento, imbustamento, affrancatura etc.).

La trasmissione viene effettuata recapitando i messaggi a un qualunque Server della Posta in Uscita che supporti il protocollo standard di trasmissione SMTP (Simple Mail Transfer Protocol); il Server può essere ubicato all'interno della propria infrastruttura o collocato all'esterno (come nel caso dei servizi di posta elettronica forniti dal provider di connettività).

Le informazioni occorrenti a impostare la spedizione (i campi A, Da, CC, CCN, Oggetto etc.) vengono acquisite in tempo reale da una o più fonti in combinazione (valori costanti, stringhe estratte dal testo dello spool, lettura di archivi esterni o richiamo di procedure utente esterne).

Le Email possono essere corredate da testi accompagnatori e firme codificati in apposite anagrafiche di SPOOL MASTER; è possibile manutenere versioni in lingua straniera dei diversi testi e delle firme, in modo da adattare il messaggio alla nazionalità del destinatario.

I documenti da allegare possono essere preventivamente compressi in formato ZIP, in modo da ridurre la dimensione dei messaggi trasmessi e applicare una eventuale password di protezione.

In alternativa all'invio sotto forma di allegato, i file di tipo TXT possono anche essere direttamente incorporati all'interno del corpo della Email al fine di generare semplici messaggi di avviso o allerta.

Oltre al file principale (cioé il documento originato dalla stampa AS400), è possibile allegare dinamicamente uno o più documenti secondari di tipo PC residenti su piattaforma MS Windows (come ad esempio schede tecniche, clausole contrattuali e simili).

L'emissione delle stampe corrispondenti alle Email generate può essere inibita in modo condizionale, così da evitare inutili sprechi e limitare l'emissione del cartaceo ai soli casi strettamente necessari (ad esempio, per i soli enti privi di indirizzo Email e/o di numero di Fax per i quali è necessario provvedere all'invio dei documenti tramite posta convenzionale o altri mezzi).

Un apposito Client di interrogazione, installabile su piattaforma MS Windows in un numero illimitato di postazioni, permette agli utenti finali di verificare l'esito delle trasmissioni, di re-inviare i documenti e di rilasciare, congelare e modificare le Email già predisposte.